Kanalmanager: was er macht, wie er funktioniert und wie du den richtigen findest

Ein Kanalmanager hält deine Verfügbarkeit überall gleich, wo du verkaufst: Booking.com, Airbnb, Expedia, Google und deine eigene Website. Deine Preise werden aus deinem Kalender an die Kanäle synchronisiert. Kommt über einen der Kanäle eine neue Buchung herein, ist das Zimmer innerhalb von Sekunden nirgends mehr verfügbar. Einen Preis änderst du einmal und an einer Stelle. Von Hand geht das eine Weile gut, aber ab dem zweiten Kanal buchen irgendwann zwei Gäste dieselbe Nacht.

Was er macht, wie der Abgleich funktioniert und wann du einen brauchst: der Reihe nach. Danach folgt, worauf du bei der Auswahl achtest und wie du ihn ohne Doppelbuchungen einrichtest.

Was ein Kanalmanager ist

Ein Kanalmanager sitzt zwischen deinem Kalender und den Kanälen, über die du verkaufst. In deinem Kalender steht, was wirklich gilt: welche Zimmer du hast, welche Nächte verfügbar sind und was eine Nacht kostet. Dazu kommen deine Regeln, etwa ein Mindestaufenthalt.

Der Kanalmanager sendet diese Angaben und jede Änderung daran an jeden angeschlossenen Kanal. Wird über einen Kanal eine Übernachtung gebucht, steht die Buchung in deinem Kalender, und die Verfügbarkeit wird überall aktualisiert.

Wie Kalender und Kanäle zusammenhängen

Booking.com, Airbnb und deine eigene Website schauen alle auf denselben Kalender und sehen dieselben Zimmer und dieselbe Verfügbarkeit. Deine Preise können pro Kanal abweichen, auf einem Buchungsportal zum Beispiel etwas höher als auf deiner eigenen Website, aber auch sie kommen aus diesem einen Kalender. Ohne Kanalmanager führst du pro Kanal einen eigenen Kalender von Hand. Sobald du einen davon vergisst, stimmen sie nicht mehr überein.

Was ein Kanalmanager nicht ist

Ein Kanalmanager verkauft selbst nichts und bringt dir keine neuen Buchungen. Das tun die Seiten und Kanäle, über die du verkaufst. Der Kanalmanager sorgt dafür, dass sie alle dieselben Zimmer und dieselbe Verfügbarkeit sehen.

Ein Kanalmanager ist auch kein Buchungsmodul. Das Buchungsmodul ist der Teil deiner eigenen Website, auf dem ein Gast Anreise und Abreise wählt und bezahlt.

Für sich genommen ist ein Kanalmanager kein Buchungssystem, denn er braucht einen Kalender, aus dem er liest. Kanalmanager, Buchungsmodul und Kalender gehören zusammen. Deshalb sind die besten Kanalmanager Teil eines Buchungssystems und stehen nicht lose daneben.

Wie der Abgleich funktioniert

Ein Kanalmanager arbeitet ständig in zwei Richtungen. In der einen Richtung gehen Verfügbarkeit und Preise an die Kanäle, in der anderen kommen die Buchungen zurück in deinen Kalender. Beides muss schnell und vollständig sein.

Verfügbarkeit und Preise werden an die Kanäle synchronisiert

Du bekommst eine Buchung, ein Gast storniert, du setzt einen neuen Wochenendpreis oder sperrst ein Zimmer für eine Reparatur. Jede Änderung wird an jeden angeschlossenen Kanal synchronisiert, und ein guter Kanalmanager schafft das in Sekunden.

Gesendet wird alles, was der Kanal annimmt: verfügbare Nächte, Preise und Einschränkungen wie einen Mindestaufenthalt oder Tage ohne Anreise und ohne Abreise. Gilt auf einem Kanal ein anderer Preisplan, wird auch dieser synchronisiert.

Buchungen werden automatisch in den Kalender eingetragen

Kommt über einen Kanal eine Buchung herein, steht sie mit allem in deinem Kalender: Name und Kontakt des Gastes, Anreise und Abreise, Preisplan und Preis. Damit ist das Zimmer für diese Nacht reserviert, und alle anderen Kanäle wissen es sofort.

Änderungen und Stornierungen nehmen denselben Weg. Verkürzt ein Gast seinen Aufenthalt auf Booking.com, ist die Nacht kurz darauf auf Airbnb und auf deiner Website wieder verfügbar. Du musst dafür nichts tun.

API-Anbindung oder iCal-Feed?

Eine API-Anbindung ist eine direkte Verbindung in beide Richtungen. Änderst du etwas, wird es sofort an den Kanal weitergegeben, und eine Buchung kommt mit allen Angaben zurück.

Ein iCal-Feed ist eine Kalenderdatei. Ein Kanal veröffentlicht sie, ein anderer ruft sie nach einem festen Zeitplan ab, nicht bei jeder Änderung. In der Datei stehen nur gesperrte Termine, also keine Preise, keine Angaben zum Gast und keine Einschränkungen.

Für eine einzelne Ferienwohnung auf zwei Kanälen reicht das eine Weile. In der Zeit zwischen zwei Abrufen zeigen beide Kanäle dieselbe Nacht als verfügbar. Und ohne Preise im Feed kannst du deine Preise nicht aktuell halten. Die typische Doppelbuchung beginnt mit einem iCal-Feed.

Üblich ist deshalb: große Kanäle über eine API-Anbindung, iCal nur dort, wo es keine gibt.

Wann du einen Kanalmanager brauchst

Sobald du dieselben Zimmer an mehr als einer Stelle verkaufst, brauchst du einen. Bis dahin geht es ohne: dein eigenes Buchungsmodul und ein Kanal teilen sich einen Kalender. Kommt eine weitere Stelle dazu, hältst du mehrere Kalender von Hand gleich, und die Frage ist nur, wie lange das gut geht.

Der zweite Kanal geht live

Bei einem Kanal aktualisierst du nach jeder Buchung eine Stelle. Bei zweien sind es zwei, und beide müssen in derselben Minute dran sein. Bei dreien wird das Aktualisieren zur Abendaufgabe, und in dieser Lücke entsteht die Doppelbuchung.

Die meisten rutschen unbemerkt hinein: Der zweite Kanal kam für ein paar Buchungen mehr dazu, und die zwei Minuten am Abend fielen lange nicht auf.

Was eine Doppelbuchung kostet

Selten bleibt es bei der verlorenen Nacht. Du musst einem Gast absagen oder ihn woanders unterbringen. Der Kanal vermerkt die Stornierung auf deinem Konto. Manchmal kommt eine Gebühr dazu, und manchmal steht es hinterher in einer Bewertung.

So viele Doppelbuchungen braucht es nicht, bis sich ein Kanalmanager rechnet. Und die Abende, an denen du alles von Hand nachträgst, sind auch nicht kostenlos.

Worauf du bei der Auswahl achtest

Kanalmanager versprechen fast alle dasselbe. Der Unterschied liegt in der Ausführung, und diese sechs Punkte zeigen ihn.

Wie schnell synchronisiert wird

Frag nach, wie lange eine Änderung braucht, bis sie auf jedem Kanal steht. Frag getrennt nach Preisen und nach Verfügbarkeit, denn oft geht das eine schneller als das andere. "Echtzeit" sollte Sekunden bedeuten. Sind es Minuten, hast du eine Lücke für eine Doppelbuchung.

Welche Kanäle angebunden sind

Mehr Kanäle sind nicht automatisch besser. Wichtig ist, dass die Kanäle dabei sind, auf denen du heute verkaufst, und dass sie über eine API-Anbindung laufen statt über iCal. Auch die regionalen Kanäle, die dir in deiner Gegend Buchungen bringen, müssen angebunden sein. Frag auch nach den Kanälen, die du später dazunehmen willst.

Ob Preise und Einschränkungen in beide Richtungen gehen

Verfügbarkeit ist das Minimum. Deine Preise müssen genauso synchronisiert werden und deine Einschränkungen auch. Weiß ein Kanal nichts von deinem Mindestaufenthalt von zwei Nächten an Pfingsten, verkauft er die einzelne Nacht, die dir die ganze Woche blockiert. In die andere Richtung gilt dasselbe: Jede Buchung kommt zurück, und ändert oder storniert ein Gast, erfährst du es genauso.

Zimmertypen und Preispläne verknüpfen

Jeder Zimmertyp auf jedem Kanal muss mit dem richtigen Zimmer in deinem Kalender verknüpft sein. Dasselbe gilt für jeden Preisplan, ob flexibel, nicht erstattbar oder mit Frühstück. Die meisten Fehler bei der Einrichtung entstehen hier.

Lass dir deshalb zeigen, wie die Verknüpfung im System aussieht. Auf einen Blick muss zu erkennen sein, welches Zimmer auf dem Kanal zu welchem Zimmer bei dir gehört. Und bleibt ein Zimmertyp ohne Verknüpfung, muss das System dich warnen.

Sitzt der Kanalmanager im Buchungssystem oder daneben?

Ein eigenständiger Kanalmanager führt eine Kopie deines Kalenders. Diese Kopie wird einmal mit deinem Buchungssystem abgeglichen und einmal mit den Kanälen. Das sind zwei Verbindungen und zwei Stellen, an denen es hängen kann.

Sitzt der Kanalmanager im Buchungssystem, liest er direkt aus dem Kalender, und keine Kopie kann veralten. Die Buchung von Booking.com ist dann dieselbe Buchung, aus der deine Rechnung entsteht und nach der die Reinigung plant. Für eine kleine Unterkunft gibt meistens dieser Punkt den Ausschlag.

Was jeder Kanal einbringt

Du willst pro Kanal sehen, wie viele Buchungen hereinkommen, wie viel Umsatz daraus wird, wie lange Gäste bleiben und wie oft storniert wird. Nur so entscheidest du, welche Kanäle du behältst. Ein System, das die Daten nur weiterreicht und nichts darüber berichtet, lässt dich im Dunkeln.

So richtest du ihn ohne Doppelbuchungen ein

Ein Kanalmanager verhindert Doppelbuchungen nur, wenn alles in deinem Kalender steht. Dafür sorgen zwei Schritte und eine Liste, die du vor dem Start durchgehst.

Verknüpfe jeden Zimmertyp und jeden Preisplan

Bevor du etwas verbindest, schreib pro Kanal auf, welche Zimmertypen und Preispläne es dort gibt. Ordne jedem sein Gegenstück in deinem Kalender zu.

Ist ein Zimmertyp nicht verknüpft, verkauft der Kanal ihn weiter, aber die Buchung erreicht deinen Kalender nie. Fehlt die Verknüpfung bei einem Preisplan, verkauft der Kanal zu dem Preis, den er zuletzt kannte.

Mach das zuerst auf Papier. Die Stunde, die dich das kostet, erspart dir die meisten Probleme, von denen du sonst durch einen Gast erfährst.

Ändere alles an einer Stelle

Ab dem Tag, an dem du live gehst, änderst du Preise und Verfügbarkeit nur noch in deinem Kalender, nie im Extranet eines Kanals. Sperrst du einen Termin direkt auf Booking.com, weiß dein Kalender nichts davon. Beim nächsten Abgleich ist der Termin wieder verfügbar, oder Kalender und Kanal stimmen weiter nicht überein. Sag das allen, die an den Kalender dürfen.

Checkliste für den Start

• Jeder Zimmertyp und jeder Preisplan ist verknüpft, und eine zweite Person hat die Zuordnung geprüft
• Die bestehenden Buchungen jedes Kanals sind importiert, damit nichts als verfügbar steht, was längst gebucht ist
• Die Einschränkungen wie Mindestaufenthalt oder Tage ohne Anreise stehen im Kalender und sind auf jedem Kanal bestätigt
• Auf jedem Kanal hast du eine Testbuchung gemacht und wieder storniert und dabei geprüft, ob sie auf den anderen Kanälen erscheint und wieder verschwindet
• Die Extranet-Logins der Kanäle brauchst du im Alltag nicht mehr

Drei Fehler, die immer wieder passieren

Hinter den meisten Problemen, für die der Kanalmanager die Schuld bekommt, stecken drei Fehler.

Termine von Hand auf dem Kanal sperren. Die Sperre steht im Extranet, nicht in deinem Kalender. Dein Kalender zeigt die Nacht weiter als verfügbar, und sie wird über einen anderen Kanal gebucht. Entweder verschwindet die Sperre beim nächsten Abgleich, oder sie bleibt stehen und blockiert eine Nacht, die du verkaufen könntest.

Saisonpreise nur an einer Stelle ändern. Die Preise für die Hauptsaison werden auf dem größten Kanal angepasst, auf den anderen fehlen sie noch. Dort verkaufst du die Hauptsaison weiter zum alten Preis.

Einschränkungen vergessen. Der Mindestaufenthalt steht in deinem Kalender, wird aber nie an den Kanal synchronisiert. Entweder läuft die Verbindung über einen iCal-Feed, oder eine Einstellung wurde übersehen. Der Kanal verkauft dann die einzelne Samstagnacht, und die Buchung von Samstag bis Samstag ist weg.

Wo der Kanalmanager bei Drimbu sitzt

Bei Drimbu ist der Kanalmanager Teil des Buchungssystems und kein eigenes Produkt. Angeschlossen sind mehr als sechzig Kanäle, darunter Booking.com, Airbnb, Expedia und Google.

Alle Kanäle lesen aus demselben Live-Kalender, in dem auch deine Buchungen und Zahlungen stehen. Auch deine eigene Website mit ihrem Buchungsmodul arbeitet mit diesem Kalender, bei Drimbu unter Website und Buchungen.

Einen Preis änderst du an einer Stelle, und innerhalb von Sekunden wird er an alle Kanäle synchronisiert. Für eine Direktbuchung und für eine Buchung über einen Kanal gilt dasselbe. Jede Buchung von einem Kanal kommt als normale Buchung herein und steht danach auf der Gästeseite.

Schreibt dir ein Gast über einen Kanal, findest du die Nachricht im selben zentralen Posteingang wie WhatsApp und E-Mail.

Verkaufst du an mehr als einer Stelle und aktualisierst deinen Kalender noch von Hand, dann fängst du beim Kanalmanager an.