Was ein Kanalmanager macht und wie du ihn ohne Doppelbuchungen einrichtest
Ein Kanalmanager sorgt dafür, dass deine Zimmer überall dieselbe Verfügbarkeit haben: auf jedem Kanal, über den du verkaufst, und auf deiner eigenen Website. Nach einer Buchung auf Booking.com, Airbnb, Expedia oder Google ist das Zimmer innerhalb von Sekunden auf den anderen Kanälen nicht mehr verfügbar. Die Preise kommen aus einem einzigen Kalender und können von Kanal zu Kanal verschieden hoch sein. Ändern musst du einen Preis nur einmal, in diesem Kalender, und von dort geht die Änderung an jeden Kanal.
Zwei Kalender von Hand gleich zu halten, klappt eine Weile. Irgendwann bleibt in einer vollen Woche eine Änderung liegen, und zwei Gäste buchen dieselbe Nacht.
Ein Kanalmanager verbindet deinen Kalender mit den Kanälen
In deinem Kalender stehen deine Zimmer mit ihren verfügbaren Nächten, dem Preis pro Nacht und Regeln wie dem Mindestaufenthalt. Das alles bekommt jeder angebundene Kanal, und so zeigen alle dieselben Zimmer mit derselben Verfügbarkeit.
Bei den Preisen kann es Unterschiede geben. Auf Booking.com verlangst du vielleicht etwas mehr als auf deiner eigenen Website, und beide Preise kommen trotzdem aus demselben Kalender.
Neue Buchungen bringt ein Kanalmanager nicht, die kommen über die Kanäle. Auch mit dem Buchungsmodul ist er nicht zu verwechseln, dem Teil deiner Website, auf dem ein Gast Anreise und Abreise wählt und bezahlt. Den Kalender selbst führt das Buchungssystem, und der Kanalmanager arbeitet mit diesem Kalender oder mit einer Kopie davon.
Was an die Kanäle geht und was zurückkommt
Dein Kalender ändert sich mit jeder Buchung, jeder Stornierung und jedem neuen Preis, und ebenso, wenn du ein Zimmer wegen einer Reparatur sperrst. Der Kanalmanager sendet jede dieser Änderungen an alle angebundenen Kanäle, bei einer guten Verbindung innerhalb von Sekunden. Gesendet werden die verfügbaren Nächte, der Preis und die Regeln für den Aufenthalt: Mindestaufenthalt, Tage ohne Anreise und Tage ohne Abreise. Dazu kommt, was nur für einen Kanal gilt, etwa ein Preisplan, den du allein dort anbietest.
Umgekehrt kommt jede Buchung von einem Kanal in deinen Kalender, mit den Angaben zum Gast, den Terminen, dem Preisplan und dem Preis. Das Zimmer ist für diese Nächte reserviert, und jeder andere Kanal wird sofort aktualisiert. Änderungen und Stornierungen kommen auf demselben Weg zurück.
Angenommen, ein Gast hat auf Booking.com von Donnerstag bis Montag gebucht und verkürzt seinen Aufenthalt auf drei Nächte. Die Nacht von Sonntag auf Montag ist dann auf Airbnb, Expedia und deiner eigenen Website wieder verfügbar, ohne dass du etwas dafür tust.
API-Anbindung oder iCal-Feed
Über eine API-Anbindung sind dein Kalender und der Kanal direkt verbunden. Eine Änderung geht sofort an den Kanal, und eine Buchung kommt mit allen Angaben zurück.
Ein iCal-Feed ist eine Kalenderdatei nach dem Standard iCalendar, festgelegt in RFC 5545 (öffnet in einem neuen Tab). Der eine Kanal stellt die Datei bereit, der andere ruft sie nach seinem eigenen Zeitplan ab. Darin stehen nur die gesperrten Termine, ohne Preise, Angaben zum Gast oder Regeln für den Aufenthalt. Bis zum nächsten Abruf kann eine Nacht, die gerade gebucht wurde, auf dem anderen Kanal ein zweites Mal verkauft werden.
Binde deshalb jeden Kanal, der eine API anbietet, per API an und nimm iCal nur für einen Kanal ohne API. Was mit iCal im Einzelnen schiefgehen kann, steht im Beitrag über iCal-Synchronisation und Doppelbuchungen.
Ab wann du einen Kanalmanager brauchst
Du brauchst einen Kanalmanager, sobald dieselben Zimmer an mehr als einer Stelle zu buchen sind. Deine eigene Website zählt dabei als Stelle mit. Das sind schon deine Website und ein Kanal oder zwei Kanäle, und nach jeder Buchung an der einen Stelle aktualisierst du die andere.
Jede weitere Stelle ist ein Kalender mehr, den du nach jeder Buchung innerhalb von Minuten anpasst, und mit der Zeit kommen so Stunden zusammen.
Kommt es doch zu einer Doppelbuchung, musst du einen der beiden Gäste abweisen oder anderswo unterbringen. Eine der beiden Buchungen stornierst du dann selbst, und das kostet dich beim Portal manchmal eine Gebühr. Der Gast kann außerdem in einer Bewertung darüber schreiben.
Was du vor der Wahl prüfst
Wie schnell eine Änderung ankommt
Frag, wie lange eine Änderung braucht, bis sie auf jedem einzelnen Kanal zu sehen ist. Lass dir auch sagen, ob ein neuer Preis genauso schnell ankommt wie eine geänderte Verfügbarkeit. Das Wort "Echtzeit" sollte in einem Angebot Sekunden bedeuten.
Welche deiner Kanäle per API angebunden sind
Geh die Liste des Anbieters mit deinen eigenen Kanälen durch und frag bei jedem, ob er per API oder nur per iCal angebunden ist. Frag auch nach regionalen Kanälen, die du in Betracht ziehst. Im deutschsprachigen Raum ist das zum Beispiel FeWo-direkt.
Ob Preise und Regeln mitgehen und Buchungen zurückkommen
Neben der Verfügbarkeit müssen auch deine Preise und Regeln an die Kanäle gehen. Ein Kanal, der deinen Mindestaufenthalt nicht kennt, verkauft Aufenthalte, die du so nicht annimmst. In die andere Richtung müssen Buchungen, Änderungen und Stornierungen zurück in deinen Kalender kommen.
Wie Zimmertypen und Preispläne zugeordnet werden
Jeder Zimmertyp auf jedem Kanal muss mit dem richtigen Zimmer in deinem Kalender verbunden sein. Jeder Preisplan, ob flexibel, nicht erstattbar oder mit Frühstück, gehört zum richtigen Preis in deinem Kalender. Bei der Einrichtung fehlt hier leicht eine Zuordnung, oder sie zeigt auf das falsche Zimmer. Lass dir deshalb die Ansicht zeigen, in der die Zuordnung steht. Darin solltest du auf einen Blick sehen, welches Zimmer auf dem Kanal zu welchem deiner Zimmer gehört.
Ob der Kanalmanager zum Buchungssystem gehört
Ein eigenständiger Kanalmanager führt eine Kopie deines Kalenders. Er gleicht diese Kopie mit deinem Buchungssystem und mit den Kanälen ab. Ein Kanalmanager, der Teil des Buchungssystems ist, liest den Kalender direkt. Die Buchung von Booking.com ist dann dieselbe Buchung, die auch auf deiner Rechnung, auf der Gästeseite und im Reinigungsplan steht. Frag den Anbieter, ob sein Kanalmanager eigenständig ist oder zum Buchungssystem gehört.
Was die Berichte pro Kanal zeigen
Ein Bericht sollte dir für jeden Kanal die Buchungen und den Umsatz zeigen, dazu den Anteil des Kanals an beidem. Mit diesen Zahlen entscheidest du, welche Kanäle du behältst.
Was vor dem ersten Tag erledigt sein muss
Schreib vor dem Verbinden für jeden Kanal alle Zimmertypen und Preispläne auf, jeweils neben ihrem Gegenstück in deinem Kalender. Ein Zimmertyp ohne Zuordnung wird auf dem Kanal weiter verkauft, und seine Buchungen kommen nie in deinem Kalender an. Ein Preisplan ohne Zuordnung behält den letzten Preis, den der Kanal von dir hatte.
Nach dem Start gehören Preise und Verfügbarkeit in deinen Kalender, und im Extranet eines Kanals änderst du daran nichts mehr. Eine Nacht, die du direkt im Extranet von Booking.com sperrst, kennt dein Kalender nicht. Beim nächsten Abgleich ist sie auf Booking.com wieder verfügbar, oder Booking.com und dein Kalender zeigen für diese Nacht weiter Unterschiedliches an. Sag das allen, die mit deinem Kalender arbeiten, noch vor dem ersten Tag.
Bevor du live gehst, sollte Folgendes erledigt sein:
- Jeder Zimmertyp und jeder Preisplan ist zugeordnet, und eine zweite Person hat die Zuordnung gegengelesen.
- Jede Buchung, die schon auf einem Kanal gemacht wurde, ist importiert. So erscheint keine gebuchte Nacht als verfügbar.
- Mindestaufenthalt, Tage ohne Anreise und die übrigen Regeln stehen im Kalender, und auf jedem Kanal hast du nachgesehen, ob sie angekommen sind.
- Auf jedem Kanal hast du eine Testbuchung gemacht und wieder storniert. Auf den anderen Kanälen waren diese Nächte zuerst nicht mehr verfügbar und danach wieder verfügbar.
- Die Extranet-Logins nutzt im Alltag niemand mehr.
Fehler, die dem Kanalmanager angelastet werden
Du änderst die Preise für den Sommer zum Beispiel nur im Extranet deines größten Kanals. In deinem Kalender steht weiter der alte Preis, und die anderen Kanäle verkaufen dasselbe Zimmer die ganze Saison zu diesem Preis.
Ein Mindestaufenthalt kann im Kalender stehen und trotzdem einen Kanal nie erreichen. Das passiert bei einem Kanal, der per iCal angebunden ist, oder wenn beim Einrichten eine Einstellung vergessen wurde. Vermietest du deine Ferienwohnung zum Beispiel erst ab fünf Nächten, verkauft dieser Kanal auch einen Aufenthalt von zwei Nächten.
Der Kanalmanager in Drimbu gehört zum Buchungssystem
In Drimbu ist der Kanalmanager ein Teil des Buchungssystems selbst und in jedem Paket enthalten. Mehr als sechzig Kanäle, darunter Booking.com, Airbnb, Expedia, Agoda und Google, lesen denselben Live-Kalender, mit dem du unter Buchungen und Zahlungen arbeitest. Das Buchungsmodul auf deiner eigenen Website nimmt die Verfügbarkeit aus demselben Kalender.
Eine Preisänderung trägst du einmal in diesen Kalender ein, ebenso eine Buchung, die du am Telefon annimmst. Innerhalb von Sekunden ist die Änderung auf jedem Kanal. Buchungen von den Kanälen kommen von selbst herein, als gewöhnliche Buchungen mit Rechnung und Gästeseite, und beim Check-out folgt die Reinigungsaufgabe.
Nachrichten, die Gäste dir über einen Kanal schicken, kommen im selben zentralen Posteingang an wie deine WhatsApp-Nachrichten und E-Mails.
Fang mit einem Kalender an
Verkaufst du an mehr als einer Stelle und gleichst du die Kalender noch von Hand ab, bring zuerst alle Buchungen in einen Kalender. Bei Drimbu ist das der Live-Kalender, und du kannst kostenlos starten.