Wat een channel manager doet en hoe je er een kiest en instelt

Met een channel manager verkoop je dezelfde nacht niet twee keer, omdat de beschikbaarheid overal gelijk is: op elk kanaal en op je eigen website. Een nacht die via Booking.com, Airbnb, Expedia of Google wordt geboekt, is binnen seconden ook op de andere kanalen niet meer beschikbaar. De tarieven komen uit dezelfde kalender als de beschikbaarheid en kunnen per kanaal verschillen. Een tarief pas je één keer aan in die kalender, en de aanpassing wordt naar alle kanalen gestuurd. Twee kalenders met de hand gelijk houden lukt een tijd, tot je in een drukke week een update mist en twee gasten dezelfde nacht boeken.

Wat een channel manager wel en niet is

Een channel manager zit tussen je kalender en de kanalen waar je verkoopt. In die kalender staan je kamers, de nachten die nog beschikbaar zijn, het tarief per nacht en regels zoals een minimumverblijf. Dat alles wordt doorgegeven aan ieder aangesloten kanaal.

Omdat alle kanalen uit één kalender lezen, staan overal dezelfde kamers met dezelfde beschikbaarheid. Ook een tarief dat per kanaal verschilt, bijvoorbeeld iets hoger op een boekingsplatform dan op je eigen website, komt uit die ene kalender.

Een channel manager levert zelf geen nieuwe boekingen op: die komen van de kanalen. Het is ook niet de boekingsmodule, waarmee een gast op je eigen website datums kiest en betaalt. Je boekingen en gasten houd je bij in het reserveringssysteem. De channel manager werkt met de kalender van dat systeem, of met een kopie ervan.

Hoe de synchronisatie in twee richtingen werkt

Beschikbaarheid en tarieven worden gesynchroniseerd naar de kanalen

Een boeking of een annulering verandert je kalender, net als een nieuw tarief of een kamer die je voor onderhoud blokkeert. De aanpassingen worden doorgegeven aan alle aangesloten kanalen, bij een goede verbinding binnen seconden.

Ook de beperkingen worden gesynchroniseerd: een minimumverblijf, een dag zonder aankomsten of een dag zonder vertrekken. Wat per kanaal verschilt, wordt meegestuurd, bijvoorbeeld een tariefplan dat je maar op één kanaal aanbiedt.

Boekingen worden automatisch in de kalender gezet

Na een boeking op een kanaal staan de gegevens van de gast, de datums, het tariefplan en de prijs in je kalender. De kamer wordt voor die nachten gereserveerd en op de andere kanalen wordt de beschikbaarheid direct geüpdatet. Wijzigingen en annuleringen komen op dezelfde manier binnen.

Stel dat een gast via Booking.com vier nachten heeft geboekt, van maandag tot vrijdag, en het verblijf inkort tot donderdag. Binnen seconden is de nacht van donderdag op vrijdag weer beschikbaar op je andere kanalen en je eigen website, zonder dat jij iets doet.

Een API-koppeling of een iCal-feed

Via een API-koppeling is de channel manager in twee richtingen met een kanaal verbonden, en een boeking komt direct en met alle gegevens binnen.

Een iCal-feed is een kalenderbestand in het iCalendar-formaat, de standaard uit RFC 5545 (opent in een nieuw tabblad). De ene kant zet het bestand online en de andere kant haalt het op volgens een eigen schema. In het bestand staan alleen geblokkeerde datums, zonder tarieven, gegevens van de gast of beperkingen. Tussen twee keer ophalen staat een nacht die op het ene kanaal net is geboekt, op het andere nog als beschikbaar.

Koppel de kanalen die een API hebben via die API, en gebruik iCal alleen voor een kanaal dat er geen heeft. Het artikel over iCal-synchronisatie laat zien hoe dubbele boekingen via iCal ontstaan.

Je hebt een channel manager nodig vanaf de tweede plek waar je verkoopt

Ook je eigen website is een plek waar je verkoopt. Bij twee plekken moet je na elke boeking de andere bijwerken, of dat nu je website en een kanaal zijn of twee kanalen.

Met elke plek erbij werk je na een boeking nog een kalender bij, en dat moet binnen minuten gebeuren. Dat kost je tijd, en soms schiet het erbij in.

Bij een dubbele boeking moet je een van de twee gasten afzeggen of ergens anders onderbrengen. Die boeking annuleer je zelf via het kanaal, soms met kosten. De gast kan erover schrijven in een review.

Waarin de ene channel manager van de andere verschilt

Hoe snel de kanalen worden bijgewerkt

Vraag hoeveel seconden een wijziging erover doet tot die op alle kanalen staat, ook als de leverancier "realtime" belooft. Vraag daarnaast of een tarief even snel aankomt als de beschikbaarheid.

Welke kanalen via een API zijn gekoppeld

Leg de kanalenlijst van de leverancier naast de kanalen waar je nu verkoopt en de kanalen die je overweegt. Vraag ook naar kanalen die vooral in Nederland of België worden gebruikt. Controleer daarna per kanaal of de koppeling via een API loopt.

Of ook tarieven, beperkingen en boekingen worden gesynchroniseerd

Alleen beschikbaarheid synchroniseren is het minimum. Tarieven moeten worden gesynchroniseerd, en beperkingen ook. Een kanaal dat je minimumverblijf niet kent, verkoopt een verblijf dat korter is dan jij toestaat. Ook boekingen, wijzigingen en annuleringen van de kanalen horen automatisch in je kalender te komen.

Hoe kamertypes en tariefplannen worden gekoppeld

Elk kamertype op een kanaal moet aan de juiste kamer in je kalender gekoppeld zijn. Ook tariefplannen als flexibel, niet-restitueerbaar of inclusief ontbijt moeten elk aan het juiste tarief gekoppeld zijn. Je merkt een fout in die koppeling pas als er een boeking op de verkeerde kamer of tegen het verkeerde tarief binnenkomt. Bekijk het scherm waarin je de koppelingen maakt: daar moet je in één oogopslag kunnen zien welke kamer op een kanaal bij welke van jouw kamers hoort.

Ingebouwd in het reserveringssysteem of er los naast

Een losse channel manager houdt een kopie van je kalender bij. Het synchroniseert die kopie aan de ene kant met je reserveringssysteem en aan de andere kant met de kanalen. Een ingebouwde channel manager werkt rechtstreeks met de kalender van het reserveringssysteem. Een boeking via Booking.com is dan dezelfde boeking waar de factuur, de gastpagina en het schoonmaakschema van uitgaan. Vraag welke van de twee je voor je hebt.

Boekingen en omzet per kanaal

In een rapport per kanaal hoor je de boekingen en de omzet te zien, met het aandeel van elk kanaal in allebei. Met die cijfers beslis je welke kanalen je houdt.

Een channel manager instellen zonder dubbele boekingen

Maak voordat je iets koppelt een lijst van alle kamertypes en tariefplannen op al je kanalen. Schrijf naast elk kamertype de kamer in je kalender die erbij hoort, en naast elk tariefplan het tarief. Een kamertype zonder koppeling blijft op het kanaal te boeken, en die boeking komt nooit in je kalender. Bij een tariefplan zonder koppeling houdt het kanaal het laatste tarief dat het had.

Na de livegang wijzig je tarieven en beschikbaarheid in je kalender. De extranetten van je kanalen gebruik je daar niet meer voor. Blokkeer je een datum in het extranet van Booking.com, dan staat die blokkering niet in je kalender. Bij de volgende synchronisatie wordt die datum op Booking.com weer beschikbaar, of laten kalender en kanaal voortaan iets anders zien. Spreek dit voor de eerste dag af met iedereen die in je kalender werkt.

Loop voor de livegang deze lijst na:

• ieder kamertype en ieder tariefplan is gekoppeld, en een tweede persoon heeft de koppelingen nagelopen
• elk kanaal met een API is via die API gekoppeld, en iCal gebruik je alleen voor een kanaal zonder API
• alle boekingen die al op een kanaal stonden, zijn geïmporteerd, zodat geen nacht die al geboekt is als beschikbaar staat
• beperkingen zoals een minimumverblijf of een dag zonder aankomsten staan in je kalender en zijn per kanaal gecontroleerd
• op elk kanaal is een testboeking gemaakt en weer geannuleerd, en de nacht was op de andere kanalen eerst niet meer beschikbaar en daarna weer wel
• niemand gebruikt de logins van de extranetten nog voor het dagelijkse werk

Gebruiksfouten waarvoor de channel manager de schuld krijgt

Wie de zomertarieven alleen in het extranet van Booking.com verhoogt, verkoopt dezelfde kamer op de andere kanalen de hele zomer voor het oude tarief. Je kalender weet niets van die verhoging, en de channel manager dus ook niet. Ook een tarief dat maar voor één kanaal geldt, stel je in je kalender in.

Een minimumverblijf kan in je kalender staan en toch nooit bij een kanaal aankomen. Dat gebeurt bij een kanaal dat via iCal is gekoppeld, en bij een kanaal waar het minimumverblijf bij het koppelen is overgeslagen. Op dat kanaal worden dan verblijven geboekt die korter zijn dan jij wilde.

In Drimbu is de channel manager onderdeel van het reserveringssysteem

De channel manager van Drimbu zit in elk pakket. Meer dan zestig kanalen, waaronder Booking.com, Airbnb, Expedia, Agoda en Google, zijn aangesloten op dezelfde live kalender die ook voor boekingen en betalingen wordt gebruikt. De boekingsmodule op je eigen website werkt vanuit diezelfde kalender.

Een tariefwijziging of een boeking die je telefonisch aanneemt, zet je één keer in die kalender. Binnen seconden zijn alle kanalen geüpdatet. Boekingen van de kanalen komen vanzelf als gewone boekingen in de kalender, met een factuur en een gastpagina, en bij de check-out volgt de schoonmaaktaak.

Berichten die gasten via een kanaal sturen, komen in dezelfde gedeelde inbox binnen als je berichten via WhatsApp en e-mail.

Waar je begint

Verkoop je op meer dan één plek en werk je de kalenders nog met de hand bij, begin dan met één kalender voor alles. Start gratis met Drimbu en houd je beschikbaarheid voor al je kanalen vanuit die kalender bij.