KI für Unterkünfte: was ein KI-Manager heute für dich übernimmt

Ein KI-Manager antwortet deinen Gästen zu jeder Uhrzeit in ihrer Sprache und passt deine Preise innerhalb der Grenzen an, die du setzt. Er liest Bewertungen und Nachrichten, sobald sie hereinkommen, und gibt weiter, wofür es einen Menschen braucht. Aus Gastnachrichten macht er Aufgaben, und Texte wie eine Zimmerseite schreibt er dir als Entwurf. KI für Unterkünfte kommt ohne Technikteam aus, im Bed & Breakfast genauso wie im kleinen Hotel.

Gäste bekommen zu jeder Uhrzeit eine Antwort

Manche Fragen kommen in jedem Posteingang wieder. Gäste wollen wissen, ab wann Check-in ist, wo sie parken, ob es Frühstück gibt und wie weit es zum Strand oder in den Ort ist. Beantwortet werden diese Fragen in der Sprache, in der die Nachricht kommt, und jedes Mal gleich.

Angenommen, ein Gast schreibt um drei Uhr nachts und will wissen, wo er sein Auto abstellen kann. Die Antwort kommt sofort und stammt aus den Hausinformationen, die du hinterlegt hast: wo die Stellplätze sind und ob sie etwas kosten. Steht dort nichts zum Parken, geht die Frage an dich weiter.

Aus der Frage nach einem verfügbaren Zimmer für bestimmte Nächte kann im selben Gespräch eine Buchung werden. Die Verfügbarkeit kommt aus dem Live-Kalender, den auch dein Buchungsmodul liest.

Was nicht sicher zu beantworten ist, geht an eine Person. Dazu gehören Beschwerden, Nachrichten von verärgerten Gästen und Wünsche, die du nicht erfüllen kannst. Wer übernimmt, bekommt den ganzen Verlauf dazu. Der Gast erfährt, dass sich ein Kollege oder eine Kollegin bei ihm meldet.

Für jede Arbeit legst du fest, ob der KI-Manager nur Entwürfe schreibt oder selbst sendet, und diese Wahl kannst du später ändern. Am Anfang kann jede Antwort ein Entwurf sein, den du liest, bevor er an den Gast geht. Sobald du seinen Entwürfen bei einer Arbeit vertraust, stellst du genau diese auf direktes Senden um.

Gäste schreiben dir über WhatsApp und Instagram, über die Nachrichtenfunktion von Booking.com oder Airbnb und per E-Mail. Eine KI, die nur an einem dieser Kanäle hängt, sieht nur einen Teil der Nachrichten. Deshalb gehören alle Kanäle in einen zentralen Posteingang, mit einem Verlauf pro Gast und pro Buchung. Die erste Nachricht eines Gastes über Booking.com und seine zweite per WhatsApp am nächsten Tag stehen dann im selben Verlauf.

Preise werden mit der Nachfrage angepasst

Pro Zimmertyp legst du eine Untergrenze und eine Obergrenze fest. Dazwischen wird der Preis an die Nachfrage angepasst, und dabei fließt auch der Veranstaltungskalender vor Ort ein, mit Konzerten, Messen und Marathons.

Den Preis einer einzelnen Nacht kannst du weiter von Hand festlegen, und den überschreibt die KI nicht. Jede Preisänderung steht in einem Protokoll, das du nachlesen kannst. Wie du die beiden Grenzen findest, erklärt der Beitrag über mehr Umsatz im Boutique-Hotel.

Neue Bewertungen werden gelesen und markiert

Der KI-Manager liest jede neue Bewertung auf Booking.com und Google, sobald sie erscheint. Markiert werden die Bewertungen, auf die du antworten solltest, und solche, die auf ein Problem in der Unterkunft hinweisen. Lobt ein Gast etwa das Frühstück und erwähnt nebenbei, dass das WLAN im Zimmer kaum ging, wird auch diese Bewertung markiert.

Die Antwort auf eine Bewertung ist öffentlich und bleibt stehen, deshalb schreibst du sie selbst. Das gilt erst recht, wenn ein Gast beschreibt, was bei seinem Aufenthalt schiefging.

Aus einer Gastnachricht wird eine Aufgabe

Ein Beispiel: Spätabends schreibt ein Gast, dass die Lampe in seinem Zimmer nicht mehr funktioniert. Er bekommt eine Antwort, und aus seiner Nachricht wird eine Wartungsaufgabe für dieses Zimmer. Die Aufgabe ist gleich jemandem zugewiesen, und die Nachricht des Gastes steht im Wortlaut darin.

Genauso wird die Bitte um ein zusätzliches Kissen zur Aufgabe fürs Housekeeping. Bei einem späten Check-out entsteht ebenfalls eine Aufgabe, und das Housekeeping macht das Zimmer an dem Tag erst später.

Morgens liegt eine Zusammenfassung der Nacht bereit. Darin steht, welche Fragen beantwortet und welche an dich weitergegeben wurden, welche Preise sich geändert haben und welche Aufgaben entstanden sind.

Entwürfe für Zimmerseite, Website und Hausguide

Für die Texte, zu denen du im Alltag nicht kommst, schreibt dir ein KI-Manager einen Entwurf, den du überarbeitest. Eine Zimmerseite entsteht aus den Fotos und der Ausstattung des Zimmers. Auch die erste Version deiner ganzen Website kann er entwerfen. Beim Überarbeiten prüfst du, ob die Angaben stimmen, und ergänzt, was auf keinem Foto zu sehen ist.

Der Hausguide wird mit den Antworten auf die Fragen gefüllt, die Gäste immer wieder stellen. Der Gast liest ihn auf seiner Gästeseite und findet dort die Hinweise, die gerade gelten.

Was KI für Unterkünfte nicht tun sollte

Ein KI-Manager sollte sich nicht als Mensch ausgeben. Seit dem 2. August 2026 gilt dazu Artikel 50 Absatz 1 der europäischen KI-Verordnung (öffnet in einem neuen Tab) (AI Act). Ein KI-System, das direkt mit Menschen kommuniziert, muss so gestaltet sein, dass diese Menschen über den Kontakt mit einer KI informiert werden. Ausgenommen sind Fälle, in denen das für einen verständigen, gut informierten Menschen ohnehin offensichtlich ist. Die Pflicht liegt beim Anbieter des Systems.

Bei dir bekommt jeder Gast eine ehrliche Antwort auf die Frage, ob gerade ein Mensch mitliest. Wo eine Antwort eine Rückmeldung aus deinem Team ankündigt, schreibt danach eine Kollegin oder ein Kollege im selben Verlauf.

Manche Entscheidungen bleiben bei dir:

• wo die Untergrenze und die Obergrenze deiner Preise liegen
• ob du eine Gruppe aufnimmst, bei der du dir unsicher bist
• was du einem Gast antwortest, der sich über dein Team beschwert

Nachrichten, Angaben zur Buchung und Vorlieben deiner Gäste sind personenbezogene Daten, auch in einem Gespräch mit einem KI-Manager. Diese Daten gehören in dein eigenes Buchungssystem, unter deine Kontrolle, und nicht in einen Chatdienst mit eigenen Nutzungsbedingungen. Frag deshalb jeden Anbieter, wo ein Gespräch gespeichert wird und wer es außer dir lesen kann.

Drimbu AI im Paket Flow AI

Drimbu AI ist der KI-Manager in Drimbu und gehört zum Paket Flow AI. Er erledigt jede der Arbeiten oben im selben System, in dem auch deine Buchungen, dein Posteingang und deine Aufgaben liegen. Jede Aufgabe, die er anlegt, kommt in die Liste für Aufgaben und Housekeeping, mit der dein Team ohnehin arbeitet.

Die Gästedaten bleiben in deinem eigenen Buchungssystem, unter deiner Kontrolle. Deine Preise legst du unter Buchungen und Zahlungen fest.

So fängst du an

1. Verbinde deine Kanäle mit einem Posteingang und lass den KI-Manager ein paar Wochen lang Antworten als Entwurf schreiben. Lies jeden Entwurf, bevor er rausgeht. So siehst du, was er selbst beantworten kann und wo in deinen Hausinformationen etwas fehlt, und das ergänzt du gleich dort.
2. Leg danach pro Zimmertyp eine Untergrenze und eine Obergrenze fest und schalte die Anpassung nach Nachfrage ein. Lies das Protokoll einmal pro Woche und mach die Spanne weiter oder enger.
3. Lass zuletzt aus Nachrichten Aufgaben werden und lies morgens die Zusammenfassung der Nacht. Achte in den ersten Tagen darauf, ob jede Aufgabe bei der richtigen Person ankommt.

Jeden dieser Schritte machst du bei Bedarf rückgängig, und beim ersten bleibst du, solange du willst. Schreib diese Woche die Fragen auf, die Gäste dir gestellt haben, und deine Antworten darauf, denn damit fangen deine Hausinformationen an. Mit Drimbu kannst du danach kostenlos starten, oder du liest zuerst auf der Seite zum KI-Manager nach, was Drimbu AI übernimmt.