Gestor de canales: cómo funciona y qué comprobar antes de elegir uno
Con un gestor de canales, cada habitación tiene la misma disponibilidad en todos los canales donde vendes y en tu propia web. Cuando alguien reserva unas noches en Booking.com, Airbnb, Expedia o Google, en pocos segundos esas noches dejan de estar disponibles en los demás. Las tarifas las cambias en tu calendario y el cambio llega a todos los canales, aunque la tarifa puede ser distinta en cada uno.
Llevar dos calendarios al día a mano funciona durante un tiempo. Pero en una semana de mucho trabajo se te pasa una actualización y dos huéspedes reservan la misma noche.
Qué es un gestor de canales y qué no es
Un gestor de canales hace de enlace entre tu calendario y los canales donde vendes. Tu calendario guarda las habitaciones, las noches disponibles, el precio de cada noche y reglas como la estancia mínima. El gestor envía esa información a cada canal conectado.
Como todos los canales leen ese calendario, muestran las mismas habitaciones, y ninguno enseña como disponible una noche ya reservada en otro. Las tarifas también salen de ahí y pueden variar por canal, por ejemplo algo más altas en un portal de reservas que en tu web.
Un gestor de canales no te trae reservas nuevas: esas vienen de los canales donde te anuncias. Tampoco es el motor de reservas, la parte de tu web donde el huésped elige las fechas y paga. Y no sustituye a tu sistema de reservas: tu calendario está ahí, y el gestor trabaja con él o con una copia.
Cómo funciona la sincronización en los dos sentidos
Una reserva hecha en un canal entra en tu calendario con los datos del huésped, las fechas, el plan de tarifa y el precio. Al instante, esas noches dejan de estar disponibles en el resto de los canales. Los cambios y las cancelaciones entran igual, y los canales se actualizan con ellos. Un ejemplo: un huésped reservó por Booking.com de lunes a viernes y adelanta la salida al jueves. La noche del jueves vuelve a estar disponible en los demás canales y en tu web, sin que tengas que tocar nada.
El gestor envía a cada canal conectado cualquier cambio en tu calendario, y por API tarda segundos. Da igual que sea una reserva, una cancelación, una tarifa nueva o una habitación que bloqueas por mantenimiento. Cada canal recibe las noches disponibles, el precio y restricciones como la estancia mínima o el cerrado a la llegada y a la salida. También recibe lo que cambia de un canal a otro, como un plan de tarifa que solo ofreces en uno.
Por iCal o por API
Un enlace iCal apunta a un archivo de calendario que sigue el estándar iCalendar (RFC 5545) (se abre en una pestaña nueva). En él solo van las fechas bloqueadas, sin tarifas, sin restricciones y sin datos del huésped. Un canal publica el archivo y el otro lo vuelve a leer cuando le toca. Hasta esa lectura, la noche que se acaba de reservar en un canal todavía se puede reservar en el otro.
Una conexión por API es directa y va en los dos sentidos: los cambios pasan al momento y las reservas llegan con todos sus datos. Conecta por API los canales que la ofrecen y deja iCal solo para el que no la tenga. El artículo sobre sincronizar iCal entre Airbnb y Booking.com explica cuándo falla un enlace iCal y qué puedes hacer tú.
Cuándo necesitas un gestor de canales
Lo necesitas desde que las mismas habitaciones están a la venta en más de un lugar, y tu propia web cuenta como uno. Con un único lugar de venta no hay nada que sincronizar. Con dos, sean tu web y un canal o dos canales, cada reserva te obliga a actualizar el otro.
Si se te pasa una de esas actualizaciones, puedes acabar con una doble reserva. A uno de los dos huéspedes le tienes que decir que no hay habitación o buscarle otro alojamiento. La reserva la cancelas tú, a veces con una penalización de la plataforma, y el huésped puede contarlo en una reseña. A eso se suman las horas que pasas actualizando calendarios a mano. Cada lugar que añades es otro calendario que poner al día minutos después de cada reserva.
Qué comprobar antes de elegir uno
Qué sincroniza y cuánto tarda
Sincronizar la disponibilidad es lo mínimo: las tarifas y las restricciones también tienen que llegar a los canales. De vuelta, a tu calendario tienen que entrar las reservas, los cambios y las cancelaciones. Pregunta cuántos segundos tarda en aparecer en cada canal un cambio de disponibilidad y uno de tarifa, aunque el proveedor hable de "tiempo real".
Tus canales, por API
Pregunta por los canales donde vendes y por los de tu mercado que te planteas, como Rentalia. Hazlo canal por canal, porque el total que anuncia un proveedor no te dice si están conectados los tuyos. Exige API en todos los que la ofrezcan.
Tipos de habitación y planes de tarifa
Cada tipo de habitación de cada canal tiene que ir enlazado con el suyo en tu calendario. Lo mismo vale para cada plan de tarifa, sea flexible, no reembolsable o con desayuno. Pide ver la pantalla de mapeo, donde debería verse de un vistazo qué habitación de cada canal va con cuál de las tuyas.
Integrado o aparte
Pregunta si el gestor forma parte del sistema de reservas o va aparte. Uno independiente guarda una copia de tu calendario, que sincroniza con el sistema de reservas y con los canales. Uno integrado lee el calendario directamente: de la reserva que llega de Booking.com salen la factura, la página del huésped y el cuadrante de limpieza.
Informes por canal
Pide un informe que muestre qué parte de tus reservas y de tus ingresos trae cada canal, con las cifras de cada uno. Con esos números decides con qué canales te quedas.
Cómo ponerlo en marcha sin dobles reservas
Antes de conectar nada, apunta cada tipo de habitación y cada plan de tarifa de cada canal, con su equivalente en tu calendario al lado. Un tipo de habitación sin enlazar sigue a la venta en el canal, y sus reservas nunca llegan a tu calendario. Un plan de tarifa sin enlazar se queda con el último precio que tenía el canal.
Una vez conectado el gestor, el calendario es el único lugar donde cambias tarifas y disponibilidad. Una fecha que bloqueas directamente en la extranet de Booking.com no aparece en él. Con la siguiente sincronización, esa fecha vuelve a estar disponible en Booking.com, o el canal y el calendario siguen sin coincidir. Antes del primer día, explícaselo a todos los que tocan el calendario.
Para el día en que lo pones en marcha, deja hecho esto:
- cada tipo de habitación y cada plan de tarifa, enlazados y revisados por una segunda persona
- todas las reservas que ya tienes en los canales, importadas, para que nada reservado aparezca como disponible
- las restricciones, como la estancia mínima o el cerrado a la llegada, puestas en el calendario y comprobadas en cada canal
- una reserva de prueba en cada canal, cancelada después, para ver que esas noches dejan de estar disponibles en los demás y vuelven a estarlo
- los accesos a las extranets, retirados del trabajo diario
Errores de uso que se le achacan al gestor
Cuando cambias las tarifas de temporada solo en la extranet del canal más grande, el calendario no se entera. Los demás canales siguen vendiendo la misma habitación al precio antiguo toda la temporada.
La estancia mínima del calendario no llega a un canal conectado por iCal, ni a uno en el que se te pasó un ajuste. Ese canal vende entonces estancias que no querías.
El gestor de canales de Drimbu
En Drimbu, el gestor de canales es una parte más del sistema de reservas, y lo tienes en todos los paquetes. Más de sesenta canales, entre ellos Booking.com, Airbnb, Expedia, Agoda y Google, leen el calendario en vivo donde llevas las reservas y los pagos.
El motor de reservas de tu web trabaja con ese mismo calendario. Una reserva por teléfono o un cambio de tarifa los anotas una vez en él, y en segundos el cambio está en todos los canales. La reserva que entra por un canal se anota sola, como cualquier otra, y tiene su factura y su página del huésped. Con el check-out se crea la tarea de limpieza.
Lo que un huésped te escribe por un canal llega a la misma bandeja unificada que tus mensajes de WhatsApp y tus correos.
Por dónde seguir
Si vendes en más de un lugar y todavía actualizas algún calendario a mano, el paso siguiente es tener un solo calendario para todo. Con Drimbu puedes empezar gratis.