Gestionnaire de canaux : bien le choisir et le mettre en place sans double réservation

Un gestionnaire de canaux synchronise vos disponibilités sur tous vos canaux et sur votre site, pour qu'aucune nuit ne soit vendue deux fois. Dès qu'un client réserve sur Booking.com, Airbnb, Expedia ou Google, la chambre n'est plus disponible sur les autres canaux, en quelques secondes. Vous modifiez vos tarifs une seule fois, dans votre calendrier, et chaque canal reçoit les siens, qui peuvent différer d'un canal à l'autre.

À la main, vous pouvez tenir deux calendriers à jour pendant un temps. Il suffit pourtant d'une semaine chargée et d'une mise à jour oubliée pour que deux clients réservent la même nuit.

Ce qu'est un gestionnaire de canaux

Le gestionnaire de canaux relie votre calendrier à vos canaux. Le calendrier réunit vos chambres, les nuits qui restent à vendre, le tarif de chaque nuit et des conditions comme la durée minimale de séjour. Tout cela est envoyé à chaque canal connecté.

Tous les canaux lisent ce calendrier et affichent donc les mêmes chambres et les mêmes disponibilités. Les tarifs viennent du même calendrier et peuvent pourtant être un peu plus élevés sur Booking.com que sur votre site.

Un gestionnaire de canaux n'apporte pas de nouvelles réservations, qui viennent des canaux eux-mêmes. Il ne remplace pas non plus votre système de réservation, où se trouve votre calendrier. Le gestionnaire de canaux travaille à partir de ce calendrier, ou d'une copie de celui-ci. Le moteur de réservation est un autre outil : la partie de votre site où le client choisit ses dates et paie.

La synchronisation dans les deux sens

Du calendrier vers les canaux

Une réservation, une annulation, un nouveau tarif ou une chambre bloquée pour l'entretien modifie le calendrier. La modification est envoyée à tous les canaux connectés, en quelques secondes quand la connexion est bonne. Chaque canal reçoit les nuits disponibles, leur tarif et les restrictions : durée minimale de séjour, fermé à l'arrivée, fermé au départ. Il reçoit aussi ce qui lui est propre, par exemple un plan tarifaire que vous ne proposez que sur ce canal.

Des canaux vers le calendrier

Une réservation faite sur un canal arrive dans le calendrier avec les coordonnées du client, les dates, le plan tarifaire et le prix. La chambre est réservée pour ces nuits, et chaque autre canal est mis à jour immédiatement. Les modifications et les annulations reviennent par le même chemin.

Prenons un client qui a réservé trois nuits sur Booking.com et qui ramène son séjour à deux nuits. Dès qu'il modifie sa réservation, la troisième nuit redevient disponible sur vos autres canaux et sur votre site, sans que vous interveniez.

Connexion API ou flux iCal

Une connexion par API relie directement le gestionnaire de canaux au canal, dans les deux sens et immédiatement, avec tous les détails de la réservation.

Un flux iCal est un fichier de calendrier au format iCalendar, défini par la norme RFC 5545 (s'ouvre dans un nouvel onglet). Un canal le publie, un autre l'importe et le relit à la fréquence qu'il a choisie. Le fichier ne contient que les dates bloquées, sans les tarifs, les coordonnées du client ni les restrictions. Tant que le second canal ne l'a pas relu, une nuit réservée sur le premier y reste en vente.

Reliez par API les canaux qui en proposent une, et gardez iCal pour un canal qui n'en a pas. L'article sur la synchronisation iCal détaille ce décalage et les doubles réservations qu'il provoque.

À partir de quand un gestionnaire de canaux se justifie

Dès que vos chambres sont en vente à deux endroits, votre site compris, chaque réservation prise à l'un vous oblige à mettre l'autre à jour. Chaque nouvel endroit ajoute un calendrier à modifier à la main dans les minutes qui suivent, un travail qui prend des heures en période chargée.

Une double réservation vous laisse un client à refuser ou à reloger ailleurs. Vous annulez l'une des deux réservations auprès de la plateforme, parfois avec des frais, et ce client peut en parler dans un avis.

Les questions à poser avant de choisir

La vitesse. Demandez combien de temps une modification met pour arriver sur chaque canal, et si un tarif passe aussi vite qu'une disponibilité. Quand un fournisseur parle de « temps réel », la réponse doit se compter en secondes.

Les canaux reliés par API. Chaque canal où vous vendez doit être relié par API s'il en propose une, et par iCal seulement s'il n'en a pas. Vérifiez-le aussi pour les canaux de votre marché, comme Gîtes de France ou Abritel, que vous y vendiez déjà ou non. Un fournisseur relié à un grand nombre de canaux peut ne relier le vôtre que par iCal.

Dans les deux sens. Les tarifs et les restrictions doivent partir vers chaque canal avec les disponibilités. Un canal qui ignore votre durée minimale de séjour vend un séjour de deux nuits dans une maison que vous ne louez qu'à la semaine. Dans l'autre sens, les réservations, les modifications et les annulations doivent revenir jusqu'au calendrier.

Les types de chambre et les plans tarifaires. Chaque type de chambre, sur chaque canal, doit être relié à la bonne chambre de votre calendrier. Chaque plan tarifaire, qu'il soit flexible, non remboursable ou petit-déjeuner compris, doit l'être au bon tarif. Demandez à voir l'écran de correspondance, où vous devez lire sans chercher quelle chambre du canal correspond à laquelle des vôtres.

Intégré ou indépendant. Un gestionnaire de canaux indépendant garde une copie de votre calendrier, synchronisée d'un côté avec votre système de réservation et de l'autre avec les canaux. Celui qui fait partie du système de réservation lit directement le calendrier. Une réservation venue de Booking.com y sert telle quelle à la facture, à la page client et au planning de ménage. Demandez au fournisseur lequel des deux il propose.

Le rapport par canal. Demandez un rapport qui donne, pour chaque canal, les réservations, les revenus et la part de ce canal dans l'ensemble de vos réservations et de vos revenus. C'est sur ces chiffres que vous décidez quels canaux garder.

Une mise en place sans double réservation

Avant la connexion, notez chaque type de chambre et chaque plan tarifaire de chaque canal, avec en face son équivalent dans votre calendrier. Un type de chambre non relié continue de se vendre sur le canal, et ces réservations n'arrivent jamais dans votre calendrier. Un plan tarifaire non relié garde le dernier prix que le canal a reçu.

Une fois la connexion active, vous faites chaque changement de tarif ou de disponibilité dans le calendrier, même s'il ne concerne qu'un seul canal. Une nuit bloquée directement dans l'extranet de Booking.com reste inconnue du calendrier. À la synchronisation suivante, elle redevient disponible sur Booking.com, ou bien le canal et le calendrier ne montrent plus la même chose.

Avant la mise en ligne, prévenez tous ceux qui touchent au calendrier et vérifiez ces points :

• chaque type de chambre et chaque plan tarifaire est relié, puis relu par une deuxième personne
• chaque réservation déjà faite sur un canal est importée, pour qu'aucune nuit réservée n'apparaisse disponible
• les restrictions, comme la durée minimale de séjour et la fermeture à l'arrivée, sont réglées dans le calendrier et confirmées canal par canal
• une réservation test est faite sur chaque canal, puis annulée : la nuit n'est plus disponible sur les autres canaux, puis le redevient
• les identifiants des extranets ne servent plus au quotidien

Les erreurs attribuées à tort au gestionnaire de canaux

Disons qu'avant la saison, vous saisissez les nouveaux tarifs dans l'extranet de votre canal principal, et nulle part ailleurs. Les autres canaux reçoivent toujours les anciens tarifs du calendrier et vendent la même chambre à l'ancien prix toute la saison.

Une durée minimale de séjour réglée dans le calendrier n'arrive jamais sur un canal relié par iCal. Ce canal vend alors des séjours plus courts que ceux que vous acceptez, tout comme un canal pour lequel le réglage a été oublié.

Le gestionnaire de canaux dans Drimbu

Dans Drimbu, le gestionnaire de canaux fait partie du système de réservation lui-même, et il est inclus dans chaque forfait. Le calendrier en direct qui sert à vos réservations et à vos paiements est lu par plus de soixante canaux, dont Booking.com, Airbnb, Expedia, Agoda et Google. Le moteur de réservation de votre site part du même calendrier.

Vous saisissez une seule fois, dans ce calendrier, un changement de tarif ou une réservation prise au téléphone. Chaque canal est à jour quelques secondes plus tard. Une réservation venue d'un canal arrive d'elle-même, comme une réservation ordinaire, avec sa facture et sa page client. Le check-out crée ensuite la tâche de ménage.

Les messages qu'un client envoie par un canal arrivent dans la même boîte de réception que les messages WhatsApp et les e-mails.

Pour commencer

Si vous vendez à plusieurs endroits et tenez vos calendriers à la main, le point de départ est un seul calendrier pour toutes vos réservations. Pour le préparer, dressez la liste de vos types de chambre et de vos plans tarifaires, canal par canal, puis commencez gratuitement avec Drimbu.